Email-Management: so bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff

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In einer Zeit, in der wir von E-Mails regelrecht überflutet werden, ist eine gute E-Mail-Organisation außerordentlich wichtig. Erst ein effizientes Zeitmanagement gewährleistet schließlich einen laufenden Arbeitsfluss und verhindert so eine steigende Fehlerquote aufgrund von mangelnder Achtsamkeit und Konzentration. Der richtige Umgang mit Mails ist jedoch nicht ganz einfach und will daher auch gelernt sein.

Alles immer sofort erledigen wollen

Eine beliebte und allen bekannte Falle ist es, jede E-Mail sofort bearbeiten zu wollen. Dies sorgt allerdings permanent für Ablenkung und man findet nur sehr schwer wieder zu seiner ursprünglichen Konzentration bei den aktuellen Arbeitsprozessen zurück. Man verliert sich regelrecht in den E-Mails, sowie in dem Versuch alle in den Mails enthaltenden Aufgaben sofort erledigen zu wollen. Dieses Abschweifen kostet Zeit und verhindert, dass man seine Aufgaben bewältigt. Aus diesem Grund ist es durchaus sinnvoll, Zeiträume für die Bearbeitung der E-Mails zu reservieren, und das E-Mail Programm in den übrigen Zeiten konsequent zu schließen. Das gilt übrigens auch für akustische oder optische Signale bei eingehenden Mails - schalten sie diese besser ebenfalls aus, um Störungen zu vermeiden.

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Starten Sie den Morgen nicht mit Ihre Mails!

Eine weitere Empfehlung ist, die Mails morgens nicht gleich als Erstes abzurufen. Die Morgenstunden sollten nach Möglichkeit für die wichtigsten Aufgaben des Tages genutzt werden, die einen wachen Geist erfordern. Nach Erledigung dieser Aufgaben kann man dann einen ersten Blick in den Posteingang wagen - übrigens eignet sich ein Mittagstief ebenfalls hervorragend zur Bearbeitung von Mails. Abschließend sollte man sich für die restlichen E-Mails am Ende eines jeden Arbeitstages noch etwas Zeit nehmen. So behält man den Überblick über alle anstehenden Termine und über die noch offenen Aufgaben der kommenden Tage.

Was ist der nächste Schritt?

Wenn Sie eine E-Mail lesen, entscheiden Sie vorzugsweise sofort, was mit dieser geschehen soll. Ist eine an die Mail geknüpfte Aufgabe nicht sofort zu erledigen, wäre es empfehlenswert, die Mail in einen entsprechenden Ordner zu sortieren. Das bedeutet aber, dass vorher eine gut passende und ganz individuelle Ordner-Struktur angelegt werden sollte, die einen schnellen Zugriff auf alle Mails ermöglicht.

Kennzeichnungen der Ordner wie „erledigen“, „lesen“ und „nachhaken“ beispielsweise, könnten dabei ziemlich hilfreich sein. So weiß man umgehend, was mit den entsprechenden Inhalten geschehen soll, was wiederum eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Noch nicht bearbeitete E-Mails sollten demnach in einen Ordner verschoben werden, welcher als „To-Do" klassifiziert ist, da diese Mails andernfalls mit der Zeit in Vergessenheit geraten könnten.

Gelesene und bereits bearbeitete Mails können allerdings ohne Bedenken sofort gelöscht werden. So läuft man nicht Gefahr, sein Postfach überquellen zu lassen.

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