Projektphasen und Meilensteine

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Entscheidend für den Erfolg eines Projekts

Ein Projekt besteht im Allgemeinen aus verschiedenen Teilschritten. Dadurch ist das Projekt weniger komplex und besser kontrollierbar. Die Überprüfung der Zielerreichung in Bezug auf Kosten, Termine und Ergebnisse in den unterschiedlichen Phasen wird erleichtert. Die Teilschritte erlauben bei Schwierigkeiten beziehungsweise Versäumnissen, frühzeitig einzugreifen und notwendige Veränderungen einzuleiten. Somit bleiben Fehler nicht bis zum Ende des Projekts bestehen oder wirken sich negativ auf das Projektergebnis aus. Die Phasen eines Projekts sind mit zeitlichen Abschnitten gleichzusetzen, die wie das allgemeine Vorgehen, festzulegen sind. In den einzelnen Phasen ist festzusetzen, welche Aktivitäten mit welchen Ergebnissen durchgeführt werden.

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Die verschiedenen Phasen eines Projekts

Zu unterscheiden sind verschiedene Projektphasen:

  1. Projektdefinition
  2. Projektplanung
  3. Projektdurchführung / -kontrolle
  4. Projektabschluss

In der Phase der Projektdefinition sind zunächst die Projektziele beziehungsweise Inhalte festzulegen, unter Berücksichtigung der Chancen und Risiken. Faktoren wie Kosten, Breite und Zeitrahmen des Projekts sind teilweise mithilfe von Machbarkeitsstudien einzuschätzen, bevor der formelle Projektauftrag am Ende der Phase einzuleiten ist. Als nächstes folgt die Projektplanung. Sie bereitet das Team auf die Aufgaben beziehungsweise den Ablauf des Projekts vor. Termine, Kapazitäten, Kommunikation, Kosten, Qualität und Risiko sind zu planen und festzulegen. In der nächsten Phase, der Projektdurchführung und –kontrolle, geht es darum, das Projekt durchzuführen und den Projektfortschritt zu kontrollieren. Weichen Aspekte von der ursprünglichen Planung ab, sind sie zu korrigieren beziehungsweise zu ändern. In der Phase des Projektabschlusses sind Ergebnisse zu präsentieren beziehungsweise zu dokumentieren. Das Projekt ist in dieser Phase rückblickend zu bewerten.

Die Bedeutung von Meilensteinen

Jede Projektphase endet mit zuvor definierten Meilensteinen. Wie ein Referenzpunkt, kennzeichnet ein Meilenstein ein wichtiges Ereignis im Projekt. Er dient dazu, den Projektfortschritt zu überwachen. Ein Meilenstein ist als Entscheidungspunkt zu betrachten, da sie verschiedene Möglichkeiten zur Entscheidung bieten, wie es mit dem Projekt weitergehen soll. Wurden alle Aktivitäten in der Phase planmäßig durchgeführt, ist die Phase ohne Bedenken abzuschließen. Kommt es am Ende der Phase zu Abweichungen, muss entweder nachgearbeitet werden oder im schlimmsten Fall muss das Projekt gestoppt werden. Auf Meilensteine ist für den Erfolg eines Projekts nicht zu verzichten. Sie sollten im Vorhinein bei der Festlegung der unterschiedlichen Phasen eines Projekts gesetzt werden.

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